A lo largo de los años la mayoría de las organizaciones van desarrollando una serie de tareas que van dejando lo que se conocen como desperdicios de cada proceso a su paso, entre los más comunes están las formas usadas para la inscripción de nuevos clientes o reunión de todos sus datos, pasada su vida útil una empresa de destrucción de documentos será necesaria.
Con los procesos de automatización que ha habido en los últimos años, cada vez más las empresas registran vía online o a través de un ordenador todo lo que hace parte de la información que normalmente se entregaba en físico, a pesar de ellos, y por regulaciones locales, sigue siendo importante contar con algunos formatos a puño y letra del titular.
Pero lo cierto es que estos documentos pierden vigencia una vez que pasan los años y se van convirtiendo en desechos que estorban en medio de las actividades diarias. En el mejor de los casos, son colocados en archivadores enormes, pero cuando no es así, podemos ver oficinas llenas de papeles que están allí por años sin que nadie los use.
Por todo lo anterior, es saludable que cada cierto tiempo una empresa especializada en desechar documentos haga su labor sobre aquel lote que ya no es útil y necesita ser retirado para ganar espacio.
Bien sabemos sobre lo delicado de la manipulación del contenido de ciertas planillas, por lo que deberá tratarse de un personal responsable que garantice el procesamiento correcto de todo cuanto se le entregue. No querremos quebraderos de cabeza después de que la información que se nos ha confiado, sea divulgada producto de un proceso de destrucción mal llevado.
No es de extrañarse, que en unos pocos meses la cantidad de papeles acumulados puede ser la suficiente como para tapar por completo nuestras oficinas, lo más lógico es que todos ellos sean clasificados y colocados en lugares aptos para su conservación y de fácil acceso para el personal autorizado.
Lo anterior, junto con un proceso de desecho responsable, garantiza la confidencialidad de lo que los clientes han confiado a nuestra organización, en cuanto a sus datos personales, laborales o familiares.